Tips Mengatasi Masalah Teknis Pengelolaan Absensi Online Berbasis Fingerprint

Sejak penerapan  absensi online berbasis sidik jari (fingerprint ) untuk   PNS   di kabupaten Trenggalek ternyata memunculkan beberapa laporan permasalahan tentang pelaksanaannya. Masalah-masalah tersebut membuat Badan Kepegawaian Daerah  (BKD) Kabupaten Trenggalek khususnya Bidang Formasi dan Informasi sebagai leading sector absesnsi online berbasis sidik jari (fingerprint)  mendapatkan banyak kunjungan dari  PNS yang melaporkan tentang permasalahan pelaksanaan absensi online fingerprint di Perangkat Daerah/unit kerja-nya. Karena hal yang baru, sebenarnya kunjungan para  PNS tersebut adalah hal  wajar. Namun ternyata dari waktu ke waktu intensitas kunjungan masih cukup banyak sehingga cukup memakan waktu dalam penyelesaiannya.

BKD  Kabupaten Trenggalek melalui Bidang Formasi dan Informasi selalu melakukan upaya  meminimalisasi  permasalahan  dengan aktif melakukan sosialisasi  tentang absensi online berbasis fingerprint di  Perangkat Daerah, Kecamatan dan Koordinator Wilayah Bidang Pendidikan Kecamatan. Upaya tersebut  dilakukan dengan harapan ketika terjadi  permasalahan dalam skala kecil dapat cepat diatasi sendiri tanpa harus menunggu tindakan BKD  Kabupaten Trenggalek.

Absen online berbasis fingerprint yang benar memang ditandai dengan munculnya nama dari PNS  yang melakukan absensi , disertai  munculnya centang hijau di mesin absensi.  Perlu diketahui bahwa setelah absen maka belum tentu langsung diunggah saat itu juga ke server ASIK (Aplikasi Sistem Informasi Informasi Kehadiran) Pemerintah Kabupaten Trenggalek sehingga tidak akan muncul saat itu juga di aplikasi ASIK, melainkan secara terjadwal berkala beberapa menit sekali baru akan diunggah ke server dengan data waktu absen sama dengan saat absen. Apabila saat abse terjadi centang merah atau beberapa jam atau hari berikutnya tidak muncul hasil absensi yang sudah dilakukan kemungkinan terjadi permasalahan  saat pengenalan sidik jari atau proses pengunggahan data absen ke server ASIK dan tentunya hal membutuhkan langkah penyelesaian. Berikut rangkuman beberapa masalah absensi online berbasis fingerprint yang sering muncul dan cara mengatasi masalah tersebut :

Masalah # 1 : Mesin fingerprint mati

Penyelesaian : Periksa sambungan mesin fingerprint ke listrik untuk memastikan bahwa sambungan dan listrik dalam kondisi normal. Apabila masalah timbul karena terjadi pemadaman listrik maka hidupkan mesin dengan  daya cadangan untuk melakukan absensi. Karena daya cadangan mesin terbatas maka waktu menghidupkan mesin adalah saat jam absensi  dimulai sampai semua  ASN  / PNS telah melakukan absensi.

Masalah # 2 : Mesin hidup namun tidak bisa merekam

Penyelesaian : Lakukan restart ulang mesin dengan cara  : Tekan tombol power sampai mesin mati. Tunggu 1- 3 menit kemudian hidupkan lagi..

Masalah # 3 : Hasil absensi tidak muncul di aplikasi ASIK beberapa jam saat sesudah absen atau hari berikutnya

Penyelesaian : Apabila ini terjadi lakukan hal berikut ini :

• Periksa Kuota internet atau sambungan wifi untuk memastikan kuota internet cukup atau wifi sudah terbayarkan. Apabila kondisi internet lemot untuk sementara matikan penggunaan internet untuk lainnya ( HP dll)
• Periksa kabel LAN pada Pijo/mini PC Raspberry dan pastikan lampu Pijo/Mini PC Raspberry dalam kondisi menyala
• Matikan mesin mini PC Raspberry/pijo, lalu apabila sudah mati nyalakan kembali.
• Coba cek alamat IP Pijo / Mini PC Raspberry dan pastikan aplikasi pijo dapat muncul di browser.
• Apabila tidak tahu  alamat akses IP Pijo, lakukan scanning IP dan cari IP Raspberry Pi Pijo. Jika ditemukan coba akses alamat IP itu dan pastikan sudah bisa diakses. Apabila bingung maka pengelola absen di unit kerja masuk ke aplikasi ASIK dan lihat di menu fingerprint, cari fingerprint unit kerja dan lihat alamat IP di menu itu.
• Lakukan proses absensi seperti biasa karena apabila nanti koneksi  internet  normal  maka mesin akan otomatis mengirim  data hasil absensi ke server database ASIK.
• Apabila internet telah normal namun data tidak terkirim lakukan sinkron pegawai pada aplikasi Pijo.

Masalah # 4 : muncul tanda “X” (silang) di mesin

Penyelesaian : Bersihkan jari atau gunakan jari anda lainnya yang sudah direkam di mesin absensi sebelumnya.  Apabila semua jari telah di coba namun tetap gagal  coba oleskan  jari  ke spon air penghitung uang.. Namun apabila tetap gagal maka lakukan perekaman ulang sidik jari di BKD  Kabupaten Trenggalek.

                 Contoh Spon Penghitung Uang

Masalah # 5 : Keberatan terhadap rekap absensi bulanan

Penyelesaian : Ada beberapa kasus tentang keberatan PNS terhadap hasil  rekap absensi bulanan fingerprint. Keberatan ini timbul karena PNS  tersebut  merasa  telah tertib melakukan absensi namun hasil bulanannya tidak sesuai harapan. Karena bersifat personal, permasalahan ini walau terkadang timbul namun penyelesaiannya juga pada  pribadi PNS  masing-masing. Yang perlu dipahami, objektifitas pelaksanakan absensi online berbasis fingerprint adalah mutlak karena semua dilakukan dengan mesin. Artinya , keberatan rekap hasil fingerprint sebelum dilaporkan alangkah baiknya di lakukan kontrol kehadiran dulu secara mandiri melalui ASIK baik dilakukan oleh PNS itu sendiri atau pengelola absensi di Perangkat Daerah/unit kerja masing-masing..

Terakhir, mari kita  melaksanakan absensi online ini  sesuai ketentuan  karena itu salah satu bentuk kewajiban seorang   PNS . Janganlah  melakukan kecurangan seperti menggunakan perangkat kita lakukan karena  yakinlah bahwa sebuah pekerjaan yang dilakukan dengan benar dan ikhlas adalah sebuah ibadah yang menentramkan  hidup  serta  membawa  berkah bagi kita dan keluarga.

Oleh : Habibu Rokhman ( Pengelola situs / Web BKD Trenggalek )