Mudah Ketahui Proses Usulan Dokumen Kepegawaian Anda dengan SIPADUKA

SIPADUKA (Sistem Informasi Pengajuan Usulan Dokumen Kepegawaian) adalah sebuah aplikasi sistem informasi berbasis web yang dapat diakses melalui jaringan internet  yang diharapkan dapat membantu Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Kabupaten Trenggalek untuk lebih mudah dan cepat mengetahui progress (kemajuan) proses usulan dokumen kepegawaian (seperti : penerbitan Kartu Pegawai, pengurusan Kartu Pegawai yang hilang/rusak, pemrosesan SK ijin belajar, pemrosesan perbaikan SK Konversi NIP dan lain-lain) yang diajukan melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Trenggalek tanpa harus datang langsung dan menanyakan ke kantor BKD Kab. Trenggalek.

Selain itu aplikasi ini juga membantu pejabat pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah/unit kerja untuk mengetahui perkembangan proses usulan dokumen kepegawaian dari PNS yang ditanganinya selain di pihak BKD Kabupaten Trenggalek juga mendapatkan manfaat berupa adanya database yang dapat dimanfaatkan untuk mengetahui proses usulan dokumen kepegawaian yang dilayani selain manfaat lain berupa adanya fasilitas yang dapat mempermudah dalam memberikan informasi progress (kemajuan) proses usulan dokumen kepegawaian yang dikelola.

Sebagai ilustrasi, seorang PNS yang tinggal di Kecamatan Munjungan Kabupaten Trenggalek ingin mengetahui sampai dimana proses usulan Kartu Pegawai (KARPEG) yang diajukannya. Jika pada waktu sebelumnya dia harus datang ke BKD Kabupaten Trenggalek dan menempuh sekitar  2 jam perjalanan pulang-pergi untuk menanyakan hal tersebut. Beruntung jika saat dia menempuh perjalanan cuaca baik, jika cuaca buruk tentu akan sangat merepotkan.

Mungkin boleh jadi yang bersangkutan menelepon ke seseorang yang dia kenal di BKD, namun itu juga membutuhkan waktu untuk petugas yang dikenalnya membongkar berkas dokumen atau membuka-buka buku catatan atau file register yang bersangkutan dan hanya dapat memberikan penjelasan sudah jadi atau belumnya tanpa memberikan keterangan prosesnya sudah sampai mana dan dilaksanakan kapan.

Ilustrasi Sebelum Ada SIPADUKA

Sesudah ada SIPADUKA diharapkan PNS dapat lebih mudah melakukan tracking usulan yang diajukan. Semisal usulan KARPEG pada ilustrasi diatas. PNS cukup membuka laptop, PC atau ponselnya yang terhubung ke internet dan membuka http://layanan.bkd.trenggalekkab.go.id lalu memasukkan ID Usulan yang dia terima saat mengajukan usulan tersebut melalui perangkat daerah atau unit kerjanya atau langsung ke BKD Kabupaten Trenggalek. Hanya dalam waktu kurang dari 2 menit dengan kondisi jaringan internet lancar yang bersangkutan akan mendapatkan informasi tentang tahapan pemrosesan dari usulan yang diajukannya.

Ilustrasi setelah ada SIPADUKA

Bagaimana alur dari penerapan aplikasi SIPADUKA ini ? Mari kita pelajari dari gambar berikut :

Alur SIPADUKA

Berikut adalah penjelasan alur kerja implementasi aplikasi SIPADUKA :

  1. PNS yang ingin mengajukan usulan pemrosesan dokumen kepegawaian setelah melihat persyaratan dari aplikasi SIPADUKA meminta dibuatkan surat pengantar dari operator SIPADUKA di perangkat daerah/unit kerja.
  2. Operator SIPADUKA di perangkat daerah atau unit kerja memverifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen persyaratan dan jika benar maka dientry di dalam aplikasi SIPADUKA. Nanti di lain waktu operator juga dapat melihat progress (kemajuan) proses usulan dokumen kepegawaian dari PNS yang ada di lingkungannya melalui aplikasi SIPADUKA.
  3. Operator perangkat daerah / unit kerja memberikan tanda bukti penerimaan berkas persyaratan yang dicetak dari aplikasi SIPADUKA kepada PNS yang mengajukan usulan tersebut. 1 bagian dari tanda bukti itu disimpan oleh PNS untuk bukti pengurusan dan membantu saat pengecekan di aplikasi SIPADUKA nantinya dan 1 bagian dilampirkan bersama berkas persyaratan pengajuan usulan dokumen kepegawaian.
  4. PNS ke BKD Kab. Trenggalek untuk mengirimkan dokumen tersebut. Boleh jadi hal ini dapat diwakilkan kepada pengelola kepegawaian perangkat daerah/unit kerja atau pihak lain.
  5. Setelah berkas usulan masuk di BKD maka diproses petugas di BKD sesuai tahapan prosedur dari jenis layanan yang diajukan.
  6. Petugas pemroses akan memeriksa data usulan dari aplikasi SIPADUKA.
  7. Petugas pemroses akan mendata setiap tahapan dari proses yang dilakukan terhadap usulan tersebut .
  8. PNS yang mengajukan usulan dapat mengetahui setiap tahapan proses yang dilakukan melalui aplikasi SIPADUKA dengan memasukkan ID Usulan yang ada di tanda bukti penerimaan berkas SIPADUKA yang diperoleh sebelumnya dari operator SIPADUKA di perangkat daerah/unit kerja.
  9. Pemroses di BKD akan meneruskan berkas usulan dokumen kepegawaian ke kantor pemrosesan di luar BKD jika prosedur dan kewenangan pemrosesan ada di kantor tersebut. Misal : ke BKN Kanreg II Surabaya, ke BKD Provinsi Jawa Timur dan pemroses di BKD juga memasukkan prosedur tersebut ke aplikasi SIPADUKA ada pemohon tahu tentang status keberadaan usulannya.
  10. Di kantor yang berwenang tersebut usulan akan diproses.
  11. Jika sudah selesai maka dokumen yang dihasilkan akan dikembalikan ke petugas di BKD melalui kantor tersebut.
  12. Petugas di BKD akan menerima dokumen yang dihasilkan dan mencatatkan di aplikasi SIPADUKA bahwa dokumen telah selesai diproses dan siap diserahkan kepada pemohon. Pemohon yang mengakses aplikasi SIPADUKA akan mengetahui jika dokumen kepegawaian yang diusulkan telah selesai.
  13. Dokumen akan diserahkan oleh BKD Kabupaten Trenggalek.
  14. PNS yang mengusulkan menerima dokumen kepegawaian yang diusulkan.

Bagi anda, para PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Trenggalek, operator SIPADUKA di perangkat daerah/unit kerja dan BKD serta administrator SIPADUKA di BKD, anda dapat mempelajari cara penggunaan SIPADUKA dengan mengunduh file panduan SIPADUKA disini

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *